Cette partie vous explique aussi comment consulter et manipuler manuellement vous-même l’emploi du temps généré par le système.

Emploi du temps.. Génération d’emploi du temps

Cet écran permet de lancer le calcul de l’emploi du temps général de toutes les classes.

Si vous désirez un calcul d’emploi du temps portant sur une semaine particulière, cliquez sur le bouton Calendrier, choisissez la semaine.

Cliquez sur le bouton graphique Calcul.

Il est possible qu’un certain nombre de messages apparaissent.

Exemple :

Matière M : Nombre de professeurs paramétrés X pour un total de Y professeurs.

Cliquez alors pour continuer le calcul.

Puis éventuellement, corrigez l’incohérence pour relancer le traitement

Quand le traitement est terminé, apparaît alors la liste des matières qui n’ont pu être placées.

Vous pouvez supprimer le calcul effectué en cliquant sur le bouton Corbeille.

Cela aura pour effet de supprimer les affectations de matières non fixées, les affectations des professeurs postérieures au calcul ainsi que les affectations de salles.

Les placements des matières fixées, les affectations de professeurs liés aux matières fixées et les affectations préalables au calcul des professeurs sont conservés.

De même si vous désirez supprimer un emploi du temps à une date donnée, choisissez d’abord votre semaine.

Emploi du temps.. Contrôle

Cet écran permet de connaître les heures prévisionnelles qui n’ont pu être placées automatiquement par le générateur.

Cliquez sur le bouton Calcul.

En cliquant sur le bouton droit de la souris vous pouvez accéder un menu contextuel pour certaines données. C’est le cas pour les données classe et matière. Ce menu vous permet l’accès direct, sans sortir de l’écran en cours.

Augmentez éventuellement le profil ou corrigez les heures et relancer le calcul. Il se peut qu’il y ait conflit évident entre les profils classes et professeurs.

Vous pouvez de toutes façons affecter une matière directement par l’emploi du temps de la classe ou du professeur.

Voir Aperçu des Emplois du temps

Emploi du temps.. Aperçu par classes Cet écran permet de visualiser les emplois du temps des classes.

Pour cela, sélectionnez une classes dans la liste ( les classes qui apparaissent sur fond grisé sont non gérées ) puis cliquez sur le bouton Planning situé à droite de l’écran. L’emploi du temps de la classe sélectionnée apparaît.

Pour effectuer une visualisation datée de l’emploi du temps, cochez la case Défaut et sélectionnez la date. L’emploi du temps de la classe pour la semaine souhaitée apparaît.

Un compteur, situé en bas à gauche de l’écran, indique le nombre de classes présentes dans la liste.

Le bouton Gomme permet d’effectuer une visualisation de l’emploi du temps avec ou sans affichage des couleurs. Dans le cas d’une visualisation de l’emploi du temps en couleur, le bouton Couleur permet de visualiser la liste des matières ainsi que les couleurs qui leur ont été affectées (voir Environnement.. Matières).

Cliquez sur le bouton Professeur pour visualiser les emplois du temps des professeurs (voir Emploi du temps.. aperçu par professeurs).

Cliquez sur le bouton Salles pour visualiser les emplois du temps des salles (voir Emploi du temps.. aperçu par salles).

Effectuez un tri de la liste sur une colonne en double-cliquant sur le haut de la colonne souhaitée. Emploi du temps.. Aperçu par professeurs

Cet écran permet de visualiser les emplois du temps des professeurs.

Pour cela, sélectionnez un professeur dans la liste puis cliquez sur le bouton Planning situé à droite de l’écran. L’emploi du temps du professeur sélectionné apparaît.

Pour effectuer une visualisation datée de l’emploi du temps, cochez la case Défaut et sélectionnez la date. L’emploi du temps du professeur pour la semaine souhaitée apparaît.

Un compteur, situé en bas à gauche de l’écran, indique le nombre de professeurs présents dans la liste.

Le bouton Gomme permet d’effectuer une visualisation de l’emploi du temps avec ou sans affichage des couleurs. Dans le cas d’une visualisation de l’emploi du temps en couleur, le bouton Couleur permet de visualiser la liste des matières ainsi que les couleurs qui leur ont été affectées (voir Environnement.. Matières).

Cliquez sur le bouton Classes pour visualiser les emplois du temps des classes (voir Emploi du temps.. aperçu par classes).

Cliquez sur le bouton Salles pour visualiser les emplois du temps des salles (voir Emploi du temps.. aperçu par salles).

Effectuez un tri de la liste sur une colonne en double-cliquant sur le haut de la colonne souhaitée.

Emploi du temps.. Aperçu par Salles Cet écran permet de visualiser les emplois du temps des salles.

Pour cela, sélectionnez une salle dans la liste puis cliquez sur le bouton Planning situé à droite de l’écran. L’emploi du temps de la salle sélectionnée apparaît.

Pour effectuer une visualisation datée de l’emploi du temps, cochez la case Défaut et sélectionnez la date. L’emploi du temps de la salle pour la semaine souhaitée apparaît.

Un compteur, situé en bas à gauche de l’écran, indique le nombre de salles présentes dans la liste.

Le bouton Gomme permet d’effectuer une visualisation de l’emploi du temps avec ou sans affichage des couleurs. Dans le cas d’une visualisation de l’emploi du temps en couleur, le bouton Couleur permet de visualiser la liste des matières ainsi que les couleurs qui leur ont été affectées (voir Environnement.. Matières).

Cliquez sur le bouton Professeur pour visualiser les emplois du temps des professeurs (voir Emploi du temps.. aperçu par professeurs).

Cliquez sur le bouton Classes pour visualiser les emplois du temps des classes (voir Emploi du temps.. aperçu par classes).

Effectuez un tri de la liste sur une colonne en double-cliquant sur le haut de la colonne souhaitée.

Emploi du temps.. Aperçu par martières

Cet écran permet de consulter l’emploi du temps par matière.

Pour cela, sélectionnez une matière dans la liste de gauche. Les professeurs affectés à la matière sélectionnée apparaissent dans la liste au centre de l’écran. Ensuite, sélectionnez un professeur dans la liste. L’emploi du temps du professeur pour la matière souhaitée apparaît dans la liste de droite.

Néanmoins, si vous souhaitez effectuez une consultation de l’emploi du temps de la matière pour tous les professeurs affectés, cliquez sur le bouton Loupe.

Les cours n’ayant été affectés à aucun professeur n’apparaissent pas dans l’emploi du temps. Pour les afficher, cliquez sur le bouton Planning général. Les cours apparaissent sur fond grisé dans l’emploi du temps.

Les éléments qui apparaissent, dans les différentes listes matières et professeurs, sur fond grisés sont non gérés dans l’emploi du temps. Cliquez sur les boutons Suppression afin d’effectuer une consultation sans afficher les matières et les professeurs non gérés.

Pour une consultation plus rapide de l’emploi du temps, utilisez les boutons de tri par heure, classe ou professeur.

Néanmoins, si vous souhaitez effectuer une consultation de l’emploi du temps avec les paramètres par défaut, cliquez sur le bouton Gomme situé en haut à droite de l’écran.

Cet écran permet aussi de visualiser l’emploi du temps des tâches saisies dans l’écran Environnement.. Autres activités. Pour cela, cochez la case Divers placée dans le cadre type de tâche.

Pour une consultation datée de l’emploi du temps des matières, cochez la case Défaut puis choisissez la date de début de semaine que vous souhaitez consulter.

Emploi du temps.. Nouvelle Tâche

Cette fonction Assistant de planification de tâche est accessible, depuis le Menu ..Report Annuel ..Nouvelle Tâche, ou depuis l’écran Aperçu de l’emploi du temps icône Baguette magique (Assistant planification), ou bien encore en cliquant sur l’écran Planning général, écran Listes des tâches du jour, baguette magique (Assistant planification).

Vous pouvez créer Cet écran permet de créer une nouvelle tâche pour une classe, une ou plusieurs personnes, une ou plusieurs périodes. La planification enregistrera les informations dans la période choisie, en tenant compte des contraintes d’emplois du temps déjà effectués.

Cet assistant est utilisé pour les emplois du temps datés.

Définir la tâche :

Pour cela, sélectionnez le type de tâche que vous souhaitez définir : une matière ou une autre activité. Pour définir une matière, cochez la case Matières dans le cadre type de tâche. Sinon, cochez la case Divers.

— Ca ne sert à rien de mettre un élément inconnu dans la liste déroulante tâche.

Ensuite, sélectionnez une tâche dans la liste déroulante.

Sélectionnez éventuellement un lieu dans la liste déroulante.

Terminez en sélectionnant une classe et / ou un(des) professeur(s). Pour une multi sélection de professeurs, utilisez la touche Ctrl de votre clavier.

Si vous souhaitez définir un nouvel élément dans chacune des listes, sélectionnez l’élément «  ». L’écran de création de l’élément apparaît.

Définir la période :

Ensuite, choisissez la période : une journée, une semaine, un mois ou une période pour un emploi du temps daté. Cochez la case correspondante dans le cadre Période. Sinon, cochez la case Sans date pour un emploi du temps non daté.

Si vous avez choisi une période datée, définissez les dates de début et fin de la période à l’aide des boutons Calendrier situé à droite du cadre Période.

Définir les journées :

Ensuite, détaillez les jours que vous souhaitez planifier, en cochant les cases lundi, …, ou dimanche. Si vous souhaitez sélectionnez tous les jours de la semaine, cochez la case Tous les jours dans le cadre Jours.

Définir les horaires :

Pour la période et les journées définies précédemment, déterminer les horaires de planification de la tâche. Si la tâche définie est réalisé sur l’ensemble de la journée, cochez la case Journée entière et définissez les heures de début et de fin. En revanche, si la tâche est réalisée le matin ou l’après-midi, cochez respectivement la cases le matin ou l’après-midi et définissez les heures de début et de fin.

Si la tâche ne peut avoir lieu durant les jours fériés définis dans la base de données, décochez la case Ignorer les jours fériés.

Terminer la saisie : Si vous souhaitez fixer la tâche, afin qu’elle ne puisse plus être déplacée dans l’emploi du temps, cochez la case Fixé dans la cadre Non Fixé. Sinon, cochez la case Non Fixé.

Ensuite, cliquez sur le bouton Traitement automatique. Une liste Résultats de la Planification permet de visualiser les éléments qui seront enregistrés dans l’emploi du temps, avec éventuellement les conflits (icône Danger ). A ce moment, vous pouvez ajouter ou supprimer un élément de la table à l’aide des boutons Plus et Moins situés à droite de la liste. Supprimez tous les éléments de la liste en cliquant sur le bouton Corbeille.

Ajoutez la nouvelle tâche à l’emploi du temps en cliquant sur le bouton Valider. Si le système détecte un conflit de temps, il vous demandera alors la confirmation pour forcer éventuellement la validation. Visualisez votre résultat sur le Planning général ou sur l’aperçu de l’emploi du temps.

Tâche et Personnes Choisissez Matière ou activités. La table des tâches présentée sera différente selon ce choix.

Choisissez une tâche. Si elle est inconnue, vous pouvez la créer directement (obligatoire).

Choisissez une ou plusieurs personnes, une classe, un lieu. Il faut au moins une personne ou une classe. Cliquez sur Suivant

Période Vous pouvez choisir la période : Une journée, une semaine, un mois, une période donnée. Vous aurez donc à saisir une ou deux dates suivant votre choix. Cliquez sur Suivant ou sur Précédent pour modifier

Planification A : Détaillez éventuellement les jours à planifier, à ne pas prendre, etc… Cliquez sur Suivant ou sur Précédent pour modifier.

B : Détaillez éventuellement les heures. Cliquez sur Suivant ou sur Précédent pour modifier.

Conflits La table résultat visualise les éléments qui seront enregistrés dans l’emploi du temps, avec éventuellement les conflits (icône Danger ).

Vous pouvez à ce stade, ajouter ou supprimer un élément de la table.

Cliquez sur Suivant ou sur Précédent pour modifier

Validation Cliquez sur Validez ou sur Précédent pour modifier.

Si le système détecte un conflit de temps, il vous demandera alors la confirmation pour forcer éventuellement la validation

Visualisez votre résultat sur le Planning général ou sur l’aperçu de l’emploi du temps.

Aperçu de l’emploi du temps par classe, par professeur ou par salle Cet écran permet de visualiser les matières affectées aux classes ou les classes attribuées aux professeurs ou les salles attribuées aux classes.

Vous pouvez supprimer, déplacer, affecter manuellement des matières aux classes. Les mêmes actions sont possibles avec les classes aux professeurs et les classes aux salles.

Dans chaque journée, la partie claire correspond aux limites minimales et maximales de l’écran de configuration.

La partie sombre correspond au cadre général de temps du profil de la classe, du professeur ou de la salle.

Les informations apparaissant en noir correspondent aux périodes de cours simples ; celles en rouge correspondent aux périodes de cours liées (matières identiques ou différentes liées à des classes identiques ou différentes) ; celles en rouge soulignées correspondent aux périodes de cours liées faisant partie d’un ou de plusieurs groupes (consulter les informations du groupe dans la liste de droite).

Chaque période de temps affectée dans la journée affiche :

Pour une classe : la matière, le nom du professeur, le groupe, la salle.

Pour un professeur : la classe, la matière, le groupe, la salle.

Pour une salle : la classe, la matière, le groupe, le professeur.

L’heure de début, la durée, les liaisons avec une ou plusieurs autres matières, d’une ou plusieurs autres classes sont automatiquement affichées.

Les semaines paires et impaires Une période (exemple de 10h à 11h le lundi), est commune aux semaines paires et impaires si elle occupe l’intégralité de la largeur de la journée.

Elle est spécifique à la semaine impaire si elle se situe sur la moitié gauche de la journée, et spécifique à la semaine paire si elle se situe sur la moitié droite.

Les icônes avec affichage d’une bulle d’information Le livre : le niveau et la section.

Ou le professeur : la (ou les) matière(s) enseignée(s) par le professeur.

La loupe : limites minimales et maximales de l’écran de configuration.

La pendule : l’unité horaire de base de l’écran de configuration.

Le réveil : le nom et la durée du profil utilisé.

Les icônes de traitement L’imprimante : il est aussi possible d’imprimer les emplois du temps en utilisant les options du menu général.

La cloche : activer ou désactiver l’alerte sonore d’anomalie.

La baguette magique : lancer l’assistant planification.

La main : grisée par défaut, elle est activée s’il existe des périodes restant à affecter (période non placée ou supprimée). La liste centrale est active et vous propose les périodes à affecter manuellement.

L’ampoule : grisée par défaut, elle est activée en multi-fenêtrage. Une fenêtre dont l’icône Ampoule est active est en consultation uniquement.

Les autres icônes sont grisées par défaut.

Lors du survol par la souris d’une période, un message d’information sur la période apparaît au bas de l’écran.

Les listes proposées pour information La liste de gauche vous propose les matières de la classe ou les classes du professeur, ou les classes de la salle. Pour rechercher une information, choisir et cliquer dans la liste : les informations identiques apparaissent à l’écran sur fond jaune.

La liste de droite vous détaille les informations d’une période.

Le clic de droite de la souris :

Positionner la souris sur une période, enfoncer le clic de droite, la période se cerne de rouge, des icônes apparaissent. Cliquer sur :

Le petit carnet : détailler les informations de la période ainsi que les liaisons possibles dans la liste de droite. Ouvrir la liste afin de la consulter.

Les clés : fixer ou ne plus fixer une période. Une période fixée sera inamovible. Le lancement ultérieur de la génération de l’emploi du temps ne la déplacera plus. Affichage d’un repère dans la période. Il est possible de consulter la liste des périodes fixées en choisissant les options Emploi du temps ..Les périodes fixées ou Emploi du temps ..Fixer les périodes du menu général.

Une période dont le coin inférieur droit est plié spécifie une période fixée.

Le cadenas : fixer toutes les périodes affichées.

La corbeille : supprimer une période. Cette action transfère l’information vers la liste centrale et active l’icône Main.

La loupe : afficher les informations identiques.

Le crayon : avec le clic droit de la souris, vous avez accès à :

Bloc note sur la période

Lisser la période : deux périodes identiques et consécutives peuvent être fondues en une seule.

Plus d’informations : affichage détaillé de la période.

La maison : afficher les salles d’une classe.

Une période dont le coin supérieur droit est plié, il s’agit :

Une pliure blanche : aucune salle n’est spécifiée pour cette période.

Une pliure bleue : plusieurs salles sont possibles pour cette période. Cliquer sur l’icône Maison pour afficher les salles.

Le professeur : afficher les professeurs d’une classe.

L’aide au déplacement des périodes (les repères bleus) Suite à la prise de décision et du type de déplacement, des repères bleus apparaissent à l’écran. Ces repères correspondent aux emplacements libres où il est possible de positionner la période. Le repère bleu à gauche indique une disponibilité en semaine A. Le repère bleu à droite la semaine B.

Pour une classe : toutes les périodes de la classe sont possibles hormis les périodes déjà informées du (ou des) professeurs.

Pour un professeur : toutes les périodes du professeur sont possibles hormis les périodes déjà informées de la (ou des) classe(s).

Les périodes fixées de la classe, du professeur et/ou de la salle ne peuvent pas être déplacées.

Si les repères bleus n’apparaissent pas, il ne s’agit pas d’une anomalie ; il s’avère qu’aucune période n’est libre pour le déplacement. Un message pour information apparaît dans l’angle supérieur gauche sur le bouton graphique Attention. Il faut alors déplacer les périodes des classes liées, ou des professeurs des autres matières.

Principe déplacement des informations dans les journées Positionner la souris sur la période à déplacer. Cliquer à gauche de la souris tout en gardant la touche enfoncée. La période se cerne de bleu. Les repères bleus proposent les emplacements possibles au positionnement. Déplacer le curseur au centre de l’emplacement désiré et relâcher le clic gauche.

Si l’emplacement d’arrivée est le même que celui de départ, le déplacement est interrompu.

Si l’emplacement d’arrivée est déjà occupé par une autre information, celle-ci est transférée vers la liste centrale et l’icône Main est activée.

Principe de positionnement d’une période non gérée ou supprimée Pour positionner une période, la liste centrale et l’icône Main doivent être activées.

Choisir dans la liste la période à positionner. Cliquer sur l’icône Main. La même icône s’affiche pour information sur la gauche de l’écran.

Les repères bleus proposent les emplacements possibles au positionnement.

Déplacer le curseur au centre de l’emplacement désiré.

Cliquer à gauche de la souris : la période s’affiche, l’information disparaît de la liste, les repères bleus s’effacent, le cumul des heures des semaines paires et impaires se modifie.

Suite au deuxième appui sur l’icône Main, le déplacement est interrompu.

A la suite du transfert ou du positionnement d’une période, des incohérences peuvent être détectées. L’explication de l’incohérence est fournie par le survol de la souris sur l’icône représentant un point d’exclamation sur un panneau rouge situé en haut à gauche de l’écran.

Afin de vérifier si toutes les périodes sont affectées aux classes, contrôler le résultat de la génération de l’emploi du temps en choisissant le sous-menu ContrôleR0056 du menu général.

Vous avez la possibilité d’ouvrir plusieurs écrans de l’Aperçu. Toutefois vous ne pouvez modifier qu’un seul écran. Les autres seront ouverts en mode consultation uniquement. Une icône Ampoule les identifie.

A l’issue de vos modifications, vous pouvez recalculer les autres écrans, en cliquant sur l’icône Calcul.

Traitement de création Après avoir saisi le nom, le prénom, la civilité et éventuellement la date de naissance du professeur, le système vous demande de choisir un profil indiquant les vœux du professeur et un niveau de priorité de traitement.

Vous devez obligatoirement choisir les vœux ou “profil” du professeur en cliquant sur le champs Nom du Profil. La liste des profils apparaîtra dans une nouvelle fenêtre.

Saisie de la ou des matières du professeur.

Cliquez sur le bouton Nouveau situé en bas à droite de l’écran.

Choisissez dans la boite à liste à gauche du bouton Nouveau, éventuellement la section.

En fonction de votre choix, les matières de la section apparaissent (Voir Liaison Sections Matières).

Cliquez obligatoirement dans la boite à liste sur la matière.

Indiquez le nombre d’heure du professeur à effectuer pour cette matière par semaine.

Vous pouvez définir des vœux différents que ceux définis plus haut pour le professeur. Ce sont ceux-ci qui seront pris en compte en priorité. Indiquez si la matière est la principale ou non. (information)

Cliquez sur Valider pour enregistrer la matière. Celle-ci apparaît alors dans la table de gauche.

Répétez l’opération autant que nécessaire.

Une boite d’informations complémentaires est à votre disposition pour du texte libre.

N’oubliez pas de valider l’ensemble de votre saisie Professeur en cliquant sur le bouton supérieur Valider

Vous devez voir apparaître l’écran ” Autres saisies “. Si tel n’est pas le cas, c’est que la validation des informations du professeur n’a pas été prise en compte.

Si la validation s’est bien effectuée, vous avez le choix de saisir des informations complémentaires ou des périodes d’activités externes pour ce professeur si vous êtes dans le cas de la gestion d’emplois du temps datés.

Informations complémentaires Il s’agit d’informations administratives, adresses, téléphones.

Pour certains établissements, il sera nécessaire de saisir les heures contractuelles par semaine et par an, afin de les contrôler avec les heures effectuées.

Activités externes Il s’agit ici de saisir les informations d’activités externes du professeur.

Exemple : Congés spécifiques, stages, absences etc.…

Pour cela, saisissez le nom de l’activité ou sélectionnez une activité dans la liste déroulante, et saisissez ensuite les dates de validité de l’activité. Pour affecter cette activité au professeur cliquez sur le bouton Plus. La nouvelle tâche apparaît alors dans la liste des taches affectées au professeur. Supprimer une activité de la liste en cliquant sur l’icône Corbeille.

Vous pouvez dupliquez les activités externes liées à un autre professeur. Pour cela sélectionnez une activité dans la liste déroulante puis cliquez sur l’icône de duplication. Une liste de professeur apparaît à gauche de l’écran si l’activité a été affectée à un ou plusieurs professeurs. Si oui, sélectionnez un professeur dans la liste afin d’affecter l’ensemble des activités externes du professeur sélectionné au nouveau professeur.

Professeurs.. Professeurs

Cet écran vous permet de visualiser l’ensemble des professeurs présents dans la base de données.

Vous pouvez imprimez cette liste en cliquant sur l’icône Imprimante situé en bas à droite de l’écran.

Pour ajouter un professeur cliquez sur le bouton Nouveau. L’écran Professeurs.. Nouveau apparaît.

Si vous souhaitez modifier les informations liées à un professeur cliquez sur le bouton Modifier . L’écran Professeurs.. Nouveau apparaît. Néanmoins certaines fonctionnalités sont ajoutées :

Le bouton Plus vous permet d’accéder aux informations complémentaires du professeur

Le bouton Profil vous permet de visualiser le profil affecté au professeur.

Le bouton Classes sera activité si au moins une classe a été affectée (prévisionnelle ou réelle) au professeur pour une matière donnée. En cliquant sur le bouton classe, après avoir sélectionné une matière dans la liste, un écran apparaît et vous permet de visualiser l’ ensemble des classes affectées au professeur pour la matière données.

Le bouton Montagne vous permet de visualiser l’écran des activités externes affectées au professeur.

Le bouton Corbeille vous permet de supprimer le professeur.

Gestion des matières affectées au professeur :

Pour chaque matière sélectionnée, vous pouvez faire varier le nombre d’heure hebdomadaire que le professeur doit effectué. Pour cela, utilisez les flèches « haut » et « bas ». Les variations horaires s’effectueront selon l’unité de partage horaire saisie dans les paramètres généraux.

En cliquant sur l’icône Horloge, vous pouvez visualisez le profil affecté à la matière sélectionnée.

En cliquant sur l’icône de Modification de profil, vous pouvez modifier le profil de temps par matière des professeurs ( Ecran Environnement.. Profils par professeurs ou par classes).

Pour supprimer une matière affectée au professeur, sélectionnez une matière puis cliquez sur l’icône Corbeille situé à gauche de la liste.

Si vous souhaitez ajouter une matière qui n’est pas définie dans la base de données, cliquez sur l’icône Ajout de matière situé en bas à droite de l’écran.

Professeurs.. Matières des professeurs

Cet écran permet d’affecter une matière et un professeur.

Pour affecter une matière à un professeur, sélectionnez d’abord une section puis une matière dans les deux listes situées à gauche de l’écran. La liste « Prof. Choisis » vous indique l’ensemble des professeurs liés à la matière sélectionnée. Pour ajouter un professeur à la liste, sélectionnez un professeur dans la liste « Professeurs » représentant l’ensemble des professeurs définis dans la base de données. Précisez le nombre d’heure hebdomadaire que le professeur devra effectué pour cette matière, ainsi que le type de matière (Principale ou secondaire) . Cliquez ensuite sur le bouton Plus pour affecter la matière au professeur.

Le bouton Moins vous permet après avoir sélectionné un professeur dans la liste « Profs. Choisis » de le supprimer de la liste.

Traitement de modification Vous pouvez modifier le nom, prénom, date de naissance, civilité.

L’icône placée à côté du champ Nom de la matière principale, permet de changer le statut de la matière autre en principal et inversement.

Pour cela choisissez dans la liste des matières du professeur la principale, cliquez sur cette icône et elle devient automatiquement principale.

En cliquant sur Nom des vœux vous pouvez changer le profil général du professeur.

Un écran apparaît, cliquez sur le nouveau profil souhaité, validez, c’est fait.

Une icône Activité est à votre disposition pour accéder à l’écran des activités externes.

Pour Changer le profil d’une matière du professeur, sélectionnez la matière dans la liste, cliquez sur l’icône “Modifier le profil”. ( Voir Profil des professeurs)

Vous pouvez visualiser le profil d’une matière, enlever une matière au professeur, augmenter ou diminuer les heures d’une matière, à l’aide des icônes situées à droite de la liste des matières.

Lorsque le traitement de l’emploi du temps sera réalisé, vous pourrez consulter le champ Cumul Heures réelles .

Classes.. Nouveau

Cet écran permet de définir les caractéristiques d’une classe.

Traitement Chaque classe a un nom de référence et fait obligatoirement partie d’un niveau et d’une section et donc hérite des informations saisies sur les niveaux et les sections.

Rappel : les liens matières et sections effectués se répercutent automatiquement sur la classe.

En fonction du niveau et de la section, le système calcule une priorité globale de la classe. Toutefois vous pouvez modifier ce champ à votre convenance.

Il faut également renseigner le nom d’un profil préalablement paramétré dans l’écran profil. Ceci permettra de définir les bornes limites dans lesquelles le générateur traitera l’emploi du temps pour cette classe.

Vous pouvez indiquer un nombre d’élèves (facultatif).

Cliquer sur Valider pour enregistrer votre travail ou Annuler.

Vous avez ensuite la possibilté de compléter votre saisie. Vous avez le choix de saisir des informations complémentaires ou des activités externes.

Les informations complémentaires :

Cet écran vous permet de définir les dates de validité ainsi que le libellé de la nouvelle classe.

Les activités externes :

Il s’agit ici de saisir les informations d’activités externes de la classe.

Exemple : Stages, vacances spécifiques, etc.…

Pour cela, saisissez le nom de l’activité ou sélectionnez une activité dans la liste déroulante, et saisissez ensuite les dates de validité de l’activité. Pour affecter cette activité à la classe cliquez sur le bouton Plus. La nouvelle tâche apparaît alors dans la liste des taches affectées à la classe. Supprimer une activité de la liste en cliquant sur l’icône Corbeille.

Vous pouvez dupliquez les activités externes liées à une autre classe. Pour cela sélectionnez une activité dans la liste déroulante puis cliquez sur l’icône de duplication. Une liste de classe apparaît à gauche de l’écran si l’activité a été affectée à une ou plusieurs classes. Si oui, sélectionnez une classe dans la liste afin d’affecter l’ensemble des activités externes de la classe sélectionné à la nouvelle classe.

Les classes ou groupes

Cet écran vous permet de visualiser les classes présentes dans la base de données. Un compteur situé en bas à droite de l’écran vous indique le nombre de classes présentes dans la base.

En cliquant sur l’icône Imprimante, vous pouvez imprimer la liste des classes.

Vous pouvez créer une nouvelle classe, en cliquant sur le bouton Nouveau. Vous revenez à l’écran Classes.. Nouveau.

Vous pouvez modifier les informations d’une classe en sélectionnant une classe dans la liste puis en appuyant sur le bouton Modifier. Un nouvel écran apparaît. Vous avez la possibilité de modifier le profil de temps, la priorité, le nombre d’élèves ainsi que les commentaires de la classe. Vous pouvez aussi :

Visualiser le profil de temps affecté à la classe en cliquant sur le bouton Profil.

Gérer les matières affectées à la classe en cliquant sur le bouton Matières ( Voir Horaires.. Matières par classe )

Consulter la liste des professeurs de la classe en cliquant sur le bouton Professeurs.

Gérer l’affectation des professeurs à la classe en cliquant sur le bouton Attributions ( Voir Attributions prévisionnelles.. Classes aux professeurs ).

Visualiser les classes de même niveau et de même sections en cliquant sur le bouton Autre Classe s’il y a lieu vous avez accès aux autres classes de même niveau et même section.

Modifier les informations complémentaires en cliquant sur le bouton Plus ( Voir Classes.. Nouveau )

Gérer les périodes d’activités externes e en cliquant sur le bouton Montagne ( Voir Classes.. Nouveau )

En cliquant sur l’icône Corbeille, vous pouvez supprimer la classe de la base de données.

Dans ce mode de saisie, vous pouvez indiquer les Activités externes pour cette classe.

Exemple : Stages, vacances spécifiques, etc.…

Vous avez accès à quatre boutons supplémentaires :

Profil : vous pouvez consulter le profil de la classe.

Matières : toutes les matières de la classe avec les nombres d’heures

Professeurs : tous les professeurs de la classe et leurs matières respectives.

Autre classe : s’il y a lieu vous avez accès aux autres classes de même niveau et même section.

Gestion des salles

Salles La gestion des salles est composée de deux modules principaux : Les regroupements et la création de salles.

la gestion des regroupements

la gestion des salles

Salles.. Regroupement.. Nouveau Cliquez sur Gestion de salles ..Environnement ..Regroupement

Cet écran permet de regrouper de créer un regroupement de les salles avec un libellé identique à votre convenance.

Exemple : Aile Sud, Bâtiment D.

Pour chaque regroupement, vous pouvez indiquer une ou deux adresses ainsi que le nom de la ville dans lequel elles se situent.

Valider votre saisie en cliquant sur le bouton Valider.

Salles.. Regroupement.. Consultation Cet écran vous permet de consulter la liste des regroupements présents dans la base de données. Vous avez la possibilité d’imprimer cette liste en cliquant sur le bouton Imprimante. Si vous souhaitez ajouter un nouveau regroupement cliquez sur le bouton Nouveau ( voir Salles.. Regroupement.. Nouveau)

Salles.. Regroupement.. Délais Cet écran vous permet de saisir les délais de temps qui séparent deux regroupements de salles.

Pour cela, sélectionnez un regroupement dans la liste de gauche. Les autres regroupements apparaissent alors dans la liste de droite. Sélectionnez le deuxième regroupement dans cette liste et saisissez ensuite le délai de temps qui les sépare à l’aide des boutons haut et moins ( chaque pression sur ces boutons permettra respectivement d’ajouter ou de retrancher 5 minutes au délai de temps). Par défaut, le délai de temps est initialisé à 0.

Répétez l’opération pour tous les délais de temps séparant deux regroupements que vous souhaitez modifier.

Terminez la saisie en cliquant sur le bouton Valider.

Salles.. Salles.. Nouveau Création de salles Cliquez sur Gestion de salles ..Nouvelle salle

Cet écran permet d’ajouter une nouvelle salle dans la base de données. Néanmoins, il est conseillé d’avoir préalablement créer le regroupement (Voir Salles.. Regroupement.. Nouveau) auquel sera affectée la nouvelle salle.

Indiquez un nom de salle ou un numéro de salle. Cette information est obligatoire, elle sera visible dans les réservations.

Indiquez éventuellement un libellé.

Choisissez ensuite le regroupement de cette salle dans la liste proposée.

Saisissez la contenance, l’étage, le bâtiment, un profil de temps. Ces dernières informations sont facultatives.

Par défaut, l’option salle dédiée est cochée à “non”. Si vous choisissez “oui”, vous devez sélectionner un élément dans la liste des matières qui apparaît. Cette salle sera alors dédiée à la matière sélectionnée.

L’option “polyvalence” (si vous la choisissez), vous permet de définir une salle qui pourra contenir, simultanément plusieurs classes.

Exemple :

Salle de sport qui peut être partagée au même moment par plusieurs classes avec plusieurs professeurs.

Terminez votre saisie en cliquant sur le bouton Valider.

Horaires.

Cette section de menu contient tous les écrans nécessaires à la gestion des informations relatives aux heures des matières par classe, saisie, consultation, modification, vues, liens.

Elle contient les sous-menus suivants :

Horaires.. Heures des matières par niveaux et sections

Ces deux écrans permettent Cet écran permet de définir les nombres d’unités horaires de cours pour chaque matière par niveaux et par sections. La saisie des informations horaires ne peut s’effectuer que pour une unique matière. Néanmoins, l’écran Horaires.. Heures des matières par niveaux et sections vous permet d’effectuer une saisie simultanée pour plusieurs matières.

Les heures matières enregistrées seront répercutées automatiquement sur les classes correspondantes à ce niveau et à cette section..

Bien sûr, vous pourrez les redéfinir une par une à votre convenance.

Le premier écran est à sélection unique, le deuxième à sélection multiple.

Sélectionnez d’abord, le niveau, la section puis la matière à paramétrer.

Indiquez ensuite le nombre total d’unités horaires à affecter pour une semaine, puis le nombre d’unités maximales totales par jour, puis s’il y a lieu

le nombre d’unités consécutives, combien de fois elles doivent être consécutives, puis en dernier lieu le minimum d’unités par jour.

Exemple :

L’unité horaire choisie est la demi-heure.

Les classes de Sixième, section générale ont 4 heures de Maths par semaine, 2 heures maximum par jour, 1h30 consécutives 2 fois par semaine et au minimum ½ heure par jour.

Le générateur calculera donc pour cette classe :

1h30, 1h30, 1/2h et 1/2h

Si vous répondez “oui” à Autre semaine, par exemple pour la gestion des semaines paires et impaires (ou A et B), vous devez saisir des nombres d’heures pour cette deuxième semaine.

Cliquez sur Valider pour enregistrer votre travail.

Un compteur vous signale le nombre d’heures matière ainsi saisies.

Vous pouvez consulter l’ensemble des heures matière déjà saisies en cliquant sur le bouton graphique Aperçu ( voir Horaires.. Matières).

Un bouton Graphique 3D permet de visualiser, modifier, découper à votre convenance les heures du cours à traiter.

Vous avez la possibilité d’affecter un profil de temps à la matière sélectionnée. Pour cela, cliquez sur le champs Profils de temps. Sélectionnez un profil de temps dans la liste. Si vous souhaitez supprimer ce profil cliquez sur le bouton « croix » situer à droite du champs.

Si vous souhaitez initialiser les informations horaires de la matière sélectionnée, cliquez sur le bouton Corbeille situé en bas à droite de l’écran.

Une table indique pour chaque niveau et section les matières avec les heures saisies et vous pouvez sélectionner un élément de cette table pour voir ou modifier la fiche horaire d’une matière.

Si on commence la saisie par Maxi Heures par jours (>0), Sctime demande un nombre compris entre 0 et 0 -> On en sort +

Horaires.. Heures des matières par niveaux et sections

Cet écran permet de définir les nombres d’unités horaires de cours pour chaque matière par niveaux et par sections. Mais à la différence de l’écran Horaires.. Heures des matières par niveau et section, il permet d’effectuer une sélection multiple de matières par niveaux et par sections afin d’affecter une même saisie horaire à plusieurs matières.

La sélection multiple :

Pour sélectionner plusieurs éléments consécutifs dans les boîtes à listes cliquez sur le premier élément, puis tenez enfoncée la touche “shift” et avec la souris cliquez sur le dernier élément.

Pour sélectionner plusieurs éléments non consécutifs, enfoncez la touche “Ctrl”, puis cliquez avec la souris sur chacun des éléments que vous désirez.

Vous pouvez ainsi sélectionner plusieurs Niveaux, Sections, Matières qui auraient les mêmes caractéristiques en nombre d’heures.

Cliquez pour cela sur le bouton graphique Ajouter et vous apercevrez votre sélection dans la boîte à liste inférieure.

Si vous voulez retirer une sélection, cliquez sur le bouton graphique correspondant Enlever.

Si vous désirez enlever toute la sélection d’une boîte à liste, cliquez sur le bouton graphique représentant une Corbeille.

L’ensemble des autres fonctionnalités sont détaillées dans l’écran Horaires.. Heures des matières par niveau et section

Attributions prévisionnelles.. des Classes aux professeurs L’écran d’attribution est commun aux classes et aux professeurs. Cliquez sur l’onglet attributions des classes aux professeurs.

Cette fonction d’attribution des classes permet au générateur de traiter les emplois du temps avec les contraintes des professeurs. Il n’y a pas de gestion de dates dans cet écran.

Pour la gestion datée des emplois du temps, semaine par semaine par exemple, le système calcule les placements avec les attributions saisies ici, pour la semaine en cours.

Cet écran se décompose en deux grandes parties. Tous les éléments se trouvant à gauche permettent l’identification, et ceux à droite l’attribution proprement dite.

Identification En sélectionnant une section puis une matière, le système affiche tous les professeurs de cette matière.

Puis en sélectionnant un professeur, vous avez la liste des classes possibles, c’est-à-dire des classes que vous pouvez lui attribuer.

Trois compteurs indiquent :

- le nombre d’unités de temps dont le professeur dispose initialement,

- le nombre d’unités de temps déjà affectées sur des classes,

- le nombre d’unités de temps restantes que vous pouvez encore affecter.

La table des Classes impossibles affiche toutes les classes dont les vœux du professeur sont en conflit avec les heures de l’emploi du temps de la classe. Il est donc impossible d’attribuer ces classes à ce professeur.

La table des Classes attribuées affiche toutes les classes déjà occupées par d’autres professeurs de la même matière. Il est donc également impossible d’attribuer ces classes à ce professeur.

Attribution Sélectionnez une classe possible pour le professeur identifié.

Pour valider votre sélection, cliquez sur le bouton graphique Ajouter, pour invalider cliquez sur Enlever.

Les compteurs Unités de temps sont modifiés en fonction de votre sélection.

Les professeurs que vous avez affectés avant le calcul de l’emploi du temps apparaissent dans la liste du bas à droite. (Professeurs affectés prévis.).

Les professeurs qui ont été affectés après le calcul de l’emploi du temps y figurent aussi en bleu sur fond gris.

Vous ne pouvez les enlever depuis cet écran. Il faut utiliser les Affectations définitives.

Un message apparaît si vous saisissez un nombre d’heures supérieur aux heures restantes du professeur.

Cliquez sur la touche Valider pour enregistrer votre sélection.

Lorsqu’une classe est liée par une matière à une autre classe un bouton graphique Attention apparaît. Vous pouvez cliquer alors sur le bouton graphique Lien et la fenêtre des liens entre classesR0048 apparaît alors.

Si vous attribuez une classe à un professeur et que celle-ci est liée à d’autres classes, l’attribution de toutes les classes liées se fait automatiquement.

Toutes les données professeurs, classes et matières ont un menu contextuel accessible par le bouton droit de la souris.

Attributions prévisionnelles.. Liste préalable des professeurs

L’écran d’attribution est commun aux classes et aux professeurs. Cliquez sur l’onglet Liste des professeurs.

Il permet d’attribuer des professeurs aux classes avant calcul d’emploi du temps. Le logiciel contrôle les heures cumulées des professeurs.

Il n’est pas possible de dater ces affectations. L’emploi du temps calculé intégrera les professeurs affectés préalablement en cours, et ce quelle que soit la date.

Bien sûr, il est possible par la suite de modifier, éventuellement pour une date donnée, un ou plusieurs professeurs.

Les heures affectées aux professeurs sont comptées en fonction des heures matières.

Sélectionnez une classe puis une matière, et dans la table des professeurs, sélectionnez un professeur pour cette classe en cliquant sur le bouton Ajouter.

Le professeur affecté apparaît alors dans la table “Professeur affecté”.

Le radio bouton Heures matières permet d’attribuer toutes les heures de la matière sélectionnée. Choisissez, l’option “une par une” si vous désirez affecter une seule heure en même temps.

Vous pouvez enlever le professeur de la liste en cliquant sur le bouton graphique Enlever.

Un bouton graphique Aperçu vous permet d’accéder à la grille emploi du temps professeur.

La table “impossibilités” présente tous les professeurs que vous ne pouvez attribuer à cette classe pour cette matière en raison des vœux du professeur et de l’emploi du temps de la classe.

Lorsqu’une classe est liée par une matière à une autre classe un bouton graphique Attention apparaît. Vous pouvez cliquer alors sur le bouton graphique Lien et la fenêtre des liens entre classes apparaît alors.

Si vous affectez un professeur à une classe donnée et que celle-ci est liée à d’autres classes, l’affectation de ce professeur à ces classes liées se fait automatiquement.

Toutes les données professeurs, classes et matières comportent un menu contextuel accessible par le bouton droit de la souris. Attributions prévisionnelles.. Consultation Cet écran permet de visualiser les professeurs attribués aux classes ainsi que les classes attribuées aux professeurs.

onglet classes attribuées aux professeurs :

Pour visualiser les professeurs attribués aux classes, cliquez sur l’onglet classes attribuées aux professeurs. Ensuite sélectionnez une classe dans la liste de gauche. Les professeurs attribués à la classe sélectionnée s’affichent dans la liste de droite. A l’aide d’ un menu contextuel accessible par le bouton droit de la souris, vous pouvez visualisez la fiche d’un professeur situé dans la liste.

Si vous souhaitez visualiser les classes qui ne sont pas affectées à aucun élément de la base (professeurs, etc.), cliquez sur le bouton loupe. Une liste déroulante, contenant la liste des classes, apparaît en haut de l’écran. Pour chacune d’entre elles, visualisez la fiche de la classe en cliquant sur le bouton Loupe située à gauche de la liste.

Un compteur vous indique le nombre de classes sur lesquelles des professeurs sont affectés.

onglet professeurs et classes attribués :

Pour visualiser les classes attribués aux professeurs cliquez sur l’onglet professeurs et classes attribués. Ensuite sélectionnez un professeurs dans la liste de gauche. Les classes attribuées au professeur sélectionnée s’affichent dans la liste de droite. A l’aide d’ un menu contextuel accessible par le bouton droit de la souris, vous pouvez visualisez la fiche d’une classe situé dans la liste.

Si vous souhaitez visualiser les professeurs qui ne sont pas affectés à une classe, cliquez sur le bouton loupe. Une liste déroulante, contenant la liste des professeurs, apparaît en haut de l’écran. Pour chacun d’entre eux, visualisez la fiche du professeur en cliquant sur le bouton Loupe située à gauche de la liste.

Un compteur vous indique le nombre de professeurs affectés à une classe.

Dans chacun des deux onglets, vous pouvez définir le professeur sélectionné comme professeur principal de la classe. Pour cela, cochez la case Principal dans le cadre Professeurs situé en bas de l’écran.

Si vous souhaitez imprimer les informations affichées cliquez sur le bouton Imprimante situé en haut à droite de l’écran.

Environnement.. Paramètres généraux Cet écran permet de définir les paramètres généraux valables pour l’ensemble de l’établissement. Tous les paramètres sont touchés par cette initialisation du système.

Environnement.. Paramètres généraux.. Partage horaire Définition de l’unité horaire avec les possibilités suivantes :

Une heure

Une demi-heure

Vingt minutes

Un quart d’heure

Cinq minutes

L’unité que vous aurez choisie déterminera le découpage minimal des cours. Par exemple, si vous avez des cours de 1h30, choisissez la demi-heure. Si vous avez dans votre établissement des cours de 45 minutes, choisissez le quart d’heure.

Ce paramètre affecte la totalité des calculs et affectations de tout le système.

Environnement.. Paramètres généraux.. Langue Choisissez la langue dans laquelle vous désirez travailler.

Français

Anglais

Allemand

Espagnol

Italien

Russe

Portugais

Chinois

Environnement.. Paramètres généraux.. Horaire Minimum Ce paramètre définit les limites minimales des profils ou des vœux.

Utilisez le curseur pour définir la borne de début de tous les horaires sachant que le plus tôt possible est 4 heures du matin.

Environnement.. Paramètres généraux.. Horaire Maximum Ce paramètre définit les limites maximales des profils ou des vœux. Utilisez le curseur pour définir la borne de fin de tous les horaires sachant que le plus tard possible est 1 heure du matin. Environnement.. Paramètres généraux.. Année scolairePour définir le début de l’année scolaire, choisissez la date dans le calendrier puis cliquez sur le bouton Plus début d’année. La date choisie s’affiche en jaune.

Pour définir le début de l’année scolaire, choisissez la date dans le calendrier puis cliquez sur le bouton Plus début d’année. La date choisie s’affiche en jaune.

Le système vous affiche alors le numéro de la semaine qui correspond à la date choisie. Le bouton Semaine A est affiché par défaut ; vous pouvez affecter ce numéro de semaine comme étant la Semaine B.

Choisissez la date de la fin de l’année scolaire dans le calendrier ; puis cliquez sur le bouton Plus fin d’année.

Le bouton de gestion des périodes d’inactivités graphique Activités permet aux établissements fonctionnant avec des emplois du temps datés, de saisir les informations de fermeture ou de congés au niveau de l’établissement, donc valables pour toutes les classes ou groupes, intervenants ou professeurs.

Par exemple : les congés de Toussaint, les jours fériés les stages, etc…

Après avoir saisi la période d’inactivité, elle apparaît en bleu dans le calendrier situé dans l’onglet Année scolaire. Vous pouvez visualiser en bleu dans le calendrier les jours saisis.

Cliquez sur le bouton jours fériés, pour saisir l’ensemble des jours fériés. Environnement.. Paramètres généraux.. Installation Cet écran permet de connaître le répertoire où est installé le logiciel ainsi que l’emplacement de vos fichiers de données.

Si vous possédez plusieurs bases de données (ensemble de fichiers de données) vous pouvez sélectionnez, dans la liste des installations, la base de données que vous souhaitez utiliser. Environnement.. Paramètres généraux.. Police du planningCet écran de paramétrage vous permet de définir le type et la taille de la police que vous souhaitez utiliser dans vos emplois du temps. polices ainsi que la hauteur pour l’écran Aperçu de l’emploi du temps.

Les polices affichées sont celles configurées sur votre ordinateur.

Environnement.. Paramètres généraux.. Jour de semaine et Semaines A et B Cette liste vous permet de définir un cadre général des jours pour lesquels il peut y avoir placements de matières.

Vous paramètrerez d’une manière particulière les jours et les heures pour les classes et les professeurs dans le cadre des profils

Vous pouvez définir l’accès aux écrans des semaines A ou B en sélectionnant le bouton de semaines paires et impaires. et affecter un nombre d’unités horaires différentes pour chacune d’elles.

Exemple : Semaine A : 4 heures de français, Semaine B : 5 heures

Si vous travaillez avec des emplois du temps datés, choisissez la gestion Semaine unique.

Quand tous vos paramètres sont saisis cliquez sur le bouton Valider

Dans le menu cliquez sur le choix Environnement, apparaît alors un sous-menu comprenant les choix suivants :

Environnement.. Niveaux d’Enseignements

Cet écran présente la table des Niveaux. Pour créer un niveau, cliquez sur Nouveau.

Vous avez alors la main pour la saisie d’un nouveau Niveau, identifié par son Nom, un Libellé en 40 caractères et une priorité.

Un niveau est une information obligatoire. C’est un paramètre de classification des classes ou groupes selon votre type d’établissement.

Il se peut que la gestion de certains établissements ne nécessite pas de classement particulier. Dans ce cas créez un Niveau général valable pour toutes les classes.

Les classes ou groupes hériteront des informations saisies sur les Niveaux et sur les Sections.

Exemple de Niveau : 6ème, 5ème,… Terminale…

? La notion de priorité intervient dans le calcul du placement des matières. La classe dont la priorité est la plus élevée sera traitée en premier.

Le calcul de la priorité d’une classe est le produit de la priorité du niveau par la priorité de la section. Toutefois le nombre calculé peut être modifié manuellement (voir Chapitre 5 - Les Classes ).

Un compteur vous indique le nombre de niveaux paramétrés dans l’établissement.

Pour détruire un niveau cliquez sur l’icône Corbeille, après l’avoir séléctionné. Si une section ou une classe est déjà saisie pour ce niveau, la suppression est alors rendue impossible.

Pour cela il faut d’abord supprimer la ou les classes et la ou les sections de ce niveau.

Après avoir sélectionné un niveau, vous pouvez changer les informations de ce dernier en cliquant, sur le bouton de modification de libellé.

Imprimez l’ensemble des niveaux en cliquant sur le bouton Imprimante.

On peut changer toutes les infos (changer le libelle)

Environnement.. Sections et Classes

Ce sous-menu est Grisé à l’initialisation, cela signifie que tant qu’il n’y a pas au moins un niveau de paramétré dans le système, vous n’avez pas accès à cet écran.

Cet écran présente 4 onglets :

Niveaux : Permet de consulter toutes les classes et leurs professeurs principaux par niveaux. Pour cela, sélectionnez un niveau dans la liste de gauche et la liste des classes ainsi que leurs professeurs principaux apparaîtra dans la liste de droite

Sections : Idem par sections

Profils : Idem par profils

Professeurs : Idem par professeurs

L’onglet est positionné sur Niveaux. Environnement.. Sections

Cet écran présente la table des sections. Pour créer une section, cliquez sur Nouveau

De même que le niveau, la section est une information obligatoire. Si votre établissement ne nécessite pas ce classement, saisissez une section générale.

Les classes ou groupes hériteront des informations saisies sur les Sections et sur les Niveaux.

Il faut indiquer un nom, une priorité, un libellé.

Pour la priorité voir le chapitre ci-dessus, les Niveaux.

Exemple :

STI = Sciences et Technologies Industrielles

SELI = Série Littéraire

Un compteur vous indique le nombre de sections paramétrés dans l’établissement.

Une icône Corbeille vous permet de supprimer une section, à condition qu’aucune classe ne s’y trouve déjà rattachée.

Après avoir sélectionné une section, vous pouvez changer les informations de ce dernier en cliquant, sur le bouton Modification.

Environnement.. Matières

Pour saisir une nouvelle matière dans cette table, cliquez sur Nouveau puis saisissez le nom, le libellé, le nombre maximum de matières pouvant être dispensées en même temps, la comptabilisation.

Le nombre maximum est fonction du maximum professeurs / salles disponibles pour une matière.

Exemple :

Si on a 3 professeurs de physique chimie mais seulement 2 salles il faut saisir le nombre 2

Le générateur pourra affecter cette matière 2 fois le même jour à la même heure pour l’ensemble de l’établissement.

La comptabilisation de la matière est utilisée pour la gestion des emplois du temps datés, et permet de déterminer le nombre d’heures effectuées pour une période donnée, pour une ou plusieurs classes, professeurs, salles ou matières.

Par défaut, le système positionne Oui pour la matière. Vous pouvez changer cette information, en double-cliquant sur la colonne Comptable, puis ouvrez la boite à liste et choisissez l’option qui vous intéresse.

Si vous choisissez Non pour ce paramètre, aucune comptabilisation d’heure ne sera effectuée pour cette matière.

le taux de charge :

le coût horaire :

L’icône Couleur vous permet de choisir une couleur pour la matière. Vous pouvez choisir dans les couleurs de base ou définir une couleur personnalisée. Dans ce cas choisissez votre couleur, cliquez sur Ajouter aux couleurs personnalisées, puis sur Ok.

La ligne s’affiche alors de la couleur choisie.

Cette couleur sera reprise dans les écrans d’emplois du temps.

Un compteur vous indique le nombre de matières paramétrés dans l’établissement.

Imprimez l’ensemble des matières en cliquant sur le bouton Imprimante.

Une icône Corbeille vous permet de détruire une matière, si toutefois aucun professeur de cette matière ne figure dans le système. Pour continuer la destruction, détruisez d’abord le professeur.

Le bouton d’initialisation des taux de charge permet d’initialiser tous les taux de charge à 1.

Environnement.. Les Matières et horaires des Professeurs Cet écran présente les professeurs matière par matière, ainsi que le nombre d’heure de leur matière principale et de leur matière secondaire.

Une ligne totalisation comporte le total général des heures des matières des professeurs, puis le total détaillé par matière principale et secondaire.

Un compteur Nombre de cours simultanés indique le nombre de cours pour cette matiére pouvant être effectués en simultanés.

En cliquant sur la liste avec le bouton droit de la souris vous pouvez :

Sélectionner une matière

Consulter l’ écran Environnement.. Matières

Consulter l’écran de Dotation globale horaire

Modifier le professeur sélectionné

Ajouter un professeur

Un compteur présente le nombre de professeurs paramétrés pour la matière, ainsi si le nombre de professeurs saisi dans le système est supérieur au nombre paramétré pour la matière un bouton graphique d’alerte est affiché.

Un compteur de dotation horaire de la matière est affiché. De même si la dotation horaire est supérieure au nombre d’heures possibles des professeurs, le même bouton graphique d’alerte apparaît.

Cliquez sur Nouveau pour créer un professeur, (voir chapitre 4- Professeurs) ou sur un bouton suite ou précédent pour visualiser une autre matière.

Un bouton Voir les Classes vous permet de visualiser les classes et les horaires pour cette matière.

Environnement.. Matières et professeurs

L’onglet de cet écran est positionné sur :

Matières par professeurs : A chacune des matières le système présente les professeurs principaux.

Vous pouvez cliquer sur :

Profils par professeurs : l’onglet présente pour chaque profil saisi, les professeurs principaux.

Environnement.. Liaisons entre sections et matières Cet écran permet de lier les sections et les matières entre elles. Il est composé de deux listes sources à gauche et une liste résultat à droite.

Si vous choisissez une gestion d’Unités de formations, ensemble de matières et sous-ensemble de Sections, vous pouvez directement faire les liens par le biais de l’écran ” liaisons entre sections, unités de formations et matières “.

Comme il a été indiqué dans le chapitre Section, les informations saisies sur les Sections seront répercutées aux Classes ou Groupes.

Exemple : Si vous indiquez un lien entre la Section générale et la matière Mathématique, toutes les classes qui font partie de la Section générale auront automatiquement des Mathématiques.

Bien sûr, vous pourrez par la suite redéfinir chacune des classes une par une à votre convenance.

Traitement Sélectionnez sur la liste supérieure gauche une Section, puis sur la liste inférieure gauche une ou plusieurs matières, et cliquez sur le bouton Plus pour faire la liaison. Le résultat de la liaison apparaît alors sur la liste de droite Matières Liées

Vous pouvez enlever une ou plusieurs matières de la liste des matières liées en cliquant sur le bouton Supprimer la liaison .Enlève.

Liaisons entre sections, unités de formations et matières Cet écran permet de créer les liens entres les sections (obligatoires dans S’CoolTime®), les unités de formations (facultatives selon les établissements) et les matières.

Traitement

Les liens que vous devez établir se déroulent en deux étapes.

Première étape : Elle consiste à établir les liens entre ufs et matières.

Cliquez sur l’onglet ufs matières.

Choisissez une uf dans la liste unités de formations. Puis une ou plusieurs matières. Cliquez sur le bouton Plus.

Les liens entre ufs et matières sont créés

Pour supprimer une sélection, cliquez sur le bouton Moins

Deuxième étape : Elle consiste à établir les liens entre sections et ufs.

Cliquez sur l’onglet Sections Ufs.

Choisissez une section dans la liste de droite.

Choisissez une unité de formation.

Cliquez sur le bouton Plus

Les liens entre Sections et Ufs sont créés ainsi que les liens entre sections et matières.

Vous pouvez visualiser le résultat dans l’écran Liaison entre sections et matières.

Liaisons entre sections, unités de formations et matières Cet écran permet de créer les liens entres les sections (obligatoires dans S’CoolTime®), les unités de formations (facultatives selon les établissements) et les matières.

Traitement

Les liens que vous devez établir se déroulent en deux étapes.

Première étape : Elle consiste à établir les liens entre ufs et matières.

Cliquez sur l’onglet ufs matières.

Choisissez une uf dans la liste unités de formations. Puis une ou plusieurs matières. Cliquez sur le bouton Plus.

Les liens entre ufs et matières sont créés

Pour supprimer une sélection, cliquez sur le bouton Moins

Deuxième étape : Elle consiste à établir les liens entre sections et ufs.

Cliquez sur l’onglet Sections Ufs.

Choisissez une section dans la liste de droite.

Choisissez une unité de formation.

Cliquez sur le bouton Plus

Les liens entre Sections et Ufs sont créés ainsi que les liens entre sections et matières.

Vous pouvez visualiser le résultat dans l’écran Liaison entre sections et matières.

Environnement.. Profils de temps

Un profil de temps dans le système S’CoolTime? est le cadre général de temps dans lequel vont pouvoir s’effectuer les placements des matières dans la semaine, ainsi que les vœux des professeurs.

Cet écran permet de définir le cadre “Horaire d’une semaine”. Chaque “cadre” ainsi paramétré peut être affecté à une ou plusieurs classesR0024 , mais aussi à un ou plusieurs professeurs, une ou plusieurs salles ou à une ou plusieurs matières de professeurs.

Cette information Profil est une information obligatoire. On ne peut saisir une classe ou un professeur, sans avoir au préalable défini un profil.

Traitement Chaque profil est identifié par un nom de référence.

Exemple : La classe de Sixième a pour cadre le profil du nom “Standard” et le profil est paramétré comme suit :

Lundi, mardi, jeudi, vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17h.

Mercredi de 9h à 12h.

Le générateur prendra les paramètres ainsi définis et ne pourra affecter d’autres heures que celles indiquées.

Positionnez votre curseur sur une journée du profil : un rectangle noir doublé apparaît.

Cliquez : un ensemble d’heures apparaît

Positionnez le curseur sur les poignées supérieure et inférieure : une double flèche verticale apparaît.

La double flèche supérieure déplace verticalement le groupe d’heures placé.

La double flèche inférieure déplace verticalement l’heure de fin du groupe d’heures placé

Laissez le bouton gauche de votre souris appuyé pour déplacer et indiquer les heures de cours.

Une fois vos heures placées, cliquez de nouveau sur la zone verte sélectionnée pour valider : les poignées disparaissent alors de votre sélection.

Pour modifier le groupe d’heures placé, cliquez à nouveau sur le rectangle, les poignées réapparaissent. Recommencez l’opération.

Recommencez à nouveau pour l’ensemble des jours du profil.

Validez alors celui-ci sans omettre de lui donner un nom.

Le tableau indicateur de droite vous permet de connaître à tout moment la période de saisie pour le jour survolé par le curseur.

Un compteur vous indique le nombre d’heures total pour ce profil.

Le survol du bouton Loupe indique la durée des cours paramétrée dans le menu Configuration.

On ne peut cocher que les heures au-delà des heures minimales ou en deçà des heures maximales définies dans la ConfigurationR0037 .

Recommandation : Il faut laisser de la marge de temps au “Cadre”, pour éviter l’encombrement, voir l’impossibilité au générateur de réaliser l’emploi du temps. Cette marge doit tenir compte du nombre de classes à traiter.

Le traitement s’effectue pour une semaine. La semaine commence le lundi. La semaine peut être datée ou non.

Si votre besoin est un emploi du temps par semaine, vous pouvez générer autant d’emplois du temps que nécessaire. La gestion des dates est traitée de la même façon, c’est-à-dire avec un groupe de bouton Calendrier, qu’il vous suffit de cliquer pour définir la date.

S’il s’agit d’un emploi du temps unique pour l’année, ce qui est généralement le cas des lycées et collèges, générez un emploi du temps, pour une des semaines de types A et B ou Impaires et Paires.

Vous pouvez très bien établir un emploi du temps par exemple tous les trois mois. Dans ce cas, générez une semaine, reportez-la de telle date à telle date, recommencez.

Bien entendu, il est nécessaire de paramétrer un certain nombre d’informations et de contraintes, pour que le calculateur puisse traiter l’emploi du temps de votre établissement.

Puis il sera également nécessaire d’entrer les données, matières, professeurs, classes, cours, salles… Il faut également créer des liens entre les différentes informations.

Ces opérations effectuées, le logiciel pourra alors calculer les meilleurs placements des matières dans la semaine, pour chaque classe ou groupe, en tenant compte des contraintes de chaque objets (classes, professeurs, matières, salles)

Vous disposez ensuite d’un certain nombre d’outils pour la gestion de votre emploi du temps. Vous pourrez ainsi le modifier, affecter des salles, l’imprimer, le reporter sur plusieurs semaines, etc…

A ces outils de gestion s’ajoutent des outils de contrôle, de statistiques horaires, de sauvegarde restauration, etc…

Paramètres Il est nécessaire de définir des paramètres généraux, valables pour l’ensemble de l’établissement, ainsi que des paramètres spécifiques, pour chaque information ou ensemble d’informations que vous allez manipuler.

Exemple de paramètres généraux :

L’ensemble de l’établissement ne travaille pas le dimanche, ni le mercredi après-midi,

Ou bien

Les cours commencent au minimum à 8 heures du matin et finissent au maximum à 18 heures.

Exemple de paramètres spécifiques :

L’emploi du temps des classes de Sixièmes devra être traité en priorité,

Ou bien

Il ne peut y avoir qu’un seul cours de Musique au même moment.

Exemple de contraintes :

Le professeur de Musique ne peut être présent le mardi matin,

Ou bien

La classe de 5 ème A n’a jamais cours après 15 heures le vendredi. Les données Vous définissez dans les écrans de saisies les informations relatives aux matières, classes, professeurs, heures des cours et salles.

Exemple : le nom de la matière, du professeur, etc… Les liens Un lien est une relation entre deux ou plusieurs objets. Il en existe de plusieurs sortes dans le logiciel.

Exemple de liens :

Un groupe de matières fait partie d’une même Section ou Unité de formation.

On fera un lien entre les sections et les matières, et ou entre les unités de formation et les matières.

Deux ou plusieurs cours de natures différentes auront lieu en même temps.

On fera alors un lien entres deux ou plusieurs classes et matières sur une durée commune

Un professeur enseigne dans telle ou telle classe.

On fera alors un lien (une affectation) entre la classe et le professeur.

Etc… Calcul

A ce stade, toutes les informations nécessaires au placement des matières sont saisies.

Le calculateur tient compte des différentes contraintes classes, vœux des professeurs, priorité, temps, durée, liens entre les cours, puis place les cours dans la semaine, datée ou non.

Si vous datez les emplois du temps, vous pouvez définir des jours précis d’occupation ou d’inoccupation, vacances, indisponibilité, etc…, le calculateur en tiendra compte également. Outils de gestion

Vous disposez d’un certain nombre d’écrans pour vous aider à contrôler, modifier, fixer, imprimer, reporter, vue planning, assistant planification de vos emplois du temps.

Vous disposez également d’outils de sauvegarde, restauration indexation de fichiers. Aide

Tous les écrans qui le nécessitent ont un bouton d’aide en ligne. Cliquez sur ce bouton vous accéderez à l’aide directe de l’écran.

Survolez les boutons une seconde et vous verrez s’afficher sa fonction.

Certains messages apparaissent dans la barre message en bas d’écran.

Installation

Pour installer le logiciel S’CoolTime® :

Insérez le cédérom S’CoolTime® dans votre lecteur de cédérom. Selon votre système d’exploitation un programme spécifique pourra s’exécuter automatiquement.

Un écran d’installation apparaît * :

Cliquez sur “démarrer l’installation” puis suivez les indications du programme d’installation.

Choisissez le répertoire de l’installation.

Lisez attentivement le Contrat de licence, en répondant par “Oui” vous en acceptez les termes et le système démarrera automatiquement l’installation sur le disque de votre machine.

Un fichier “lisez-moi” est disponible et vous indique certaines caractéristiques des fichiers installés.

Le programme vous signale la bonne fin des opérations d’installation.

Voilà, vous pouvez dès à présent utiliser le produit, pour cela il vous suffit de cliquer sur le programme S’CoolTime®.

Faites des essais de scénarii divers, vous pourrez toujours réinitialiser vos fichiers de données et repartir “pour de bon”, vous serez étonnés de la rapidité avec laquelle vous obtiendrez la “prise en main” du logiciel. Enregistrement

Pour bénéficier des garanties de notre support technique, n’oubliez pas de nous renvoyer le carton de garantie en indiquant les différentes informations d’identification.

Si vous avez opté pour une maintenance téléphonique, veuillez cocher la case correspondante.

Support Technique

Quel que soit votre problème, vous pouvez envoyer un e-mail à l’adresse support@srm-conseils.com.

Nous vous répondrons directement dans les meilleurs délais .S’il s’agit d’un problème d’intérêt général nous le répercuterons sous la rubrique Questions Réponses de notre site.

Toutefois vous avez la possibilité d’opter pour une Assistance Directe Téléphonique Personnalisée. Reportez-vous à nos conditions générales de ventes.

Le logiciel vous permet l’élaboration rapide et efficace d’une solution de création d’Emploi du Temps.

Les Niveaux d’enseignement et les Sections sont définis une fois pour toute, et permettent d’organiser le système en vue d’une meilleure efficacité.

Les différentes matières sont définies dans une table de paramétrage de temps et peuvent être liées entre elles.

Les différentes ressources d’un établissement en terme de classes, professeurs, salles sont enveloppées dans une contrainte temps paramétrable.

Le système, grâce à sa formidable puissance de calcul, affecte les différentes matières dans les classes et dans le temps, comme s’il s’agissait d’une matrice à trois dimensions.

Vous pourrez aussi très facilement affecter les différentes ressources à l’emploi du temps généré.

Enfin il sera possible de sortir à votre convenance tant au niveau papier que fichier les résultats calculés, de les sauvegarder ou de les récupérer.

Les Points forts

Le logiciel S’CoolTime® se distingue par son approche utilisateur conviviale, un paramétrage simple, une saisie intuitive, son aide en ligne, et enfin par sa puissance de calcul tant en terme de vitesse que d’efficacité.

Convivialité : Développé avec un outil de développement français, S’CoolTime® profite de toute la puissance et des outils du marché compatibles avec le système d’exploitation de Windows®.

Paramétrage : Les écrans de paramétrage sont simples et utilisent des boites à listes, des onglets, des indicateurs divers qui font de l’utilisation du logiciel un véritable jeu d’enfant.

Saisie : Les informations nécessaires au traitement sont facilement saisies et les risques d’erreurs sont considérablement réduits grâce aux contrôles internes.

Aide : Vous bénéficiez des mêmes fonctionnalités d’aide en ligne du système Windows®, sommaire de l’aide, recherche des mots clés, index général et assistant de l’aide.

Calcul : Le Logiciel vous étonnera par sa puissance de calcul, tant par sa vitesse quel que soit le nombre de classes ou de contraintes à traiter, que par son efficacité pour les options de placement des matières dans le temps.

Les écrans

Les écrans de S’CoolTime® sont présentés avec des boutons fonctionnels graphiques.

Lors du survol de ces boutons, le système affiche une bulle d’aide précisant la fonction dudit bouton.

D’une façon générale, en double-cliquant sur un élément d’une table, sa fiche apparaît pour modification ou consultation.

Université de Caen

Google

PcSoft

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Question : Doit-on créer une matière spécifique pour gérer les groupes (ou sous-groupes) ? Réponse : Pour gérer les groupes, vous disposez d’un module particulier. Vous indiquez le nom du groupe, la matière, les classes et le professeur. Vous attribuerez par la suite une salle qui pourra être spécifique ou non. Donc ce n’est pas la peine de créer une autre matière pour gérer les groupes.

Question : Est-on limité en nombre de professeurs ou de classes ? Réponse : Non

Question : Le multi-fenêtrage est-il possible dans toutes les configurations matérielles. Réponse : Il est souhaitable de disposer d’une plate-forme PC solide en terme de mémoire, à partir de 128 Mo, pour être relativement tranquille lorsqu’on active le multi-fenêtrage. Rappel : tous les écrans ne sont pas multi-fenêtres, mais les principaux le sont. Il est conseillé d’utlisé le 1024*768 pixels

Question : Les salles peuvent-elles être attribuées avant le calcul automatique (générateur de placement) de l’emploi du temps ? Réponse : Non. Il faut effectuer le placement automatique des cours. On peut affecter les professeurs avant ou après le calcul et consolider l’emploi du temps. Puis seulement alors on peut attribuer les salles aux classes ou inversement. Il est recommandé de commencer par traiter les salles des groupes, puis les salles dédiées. Le lancement du calcul de l’emploi du temps initialise les attributions de sallles. Les attributions de salles peuvent être faites, lorsque l’emploi du temps est généré, soit au coup par coup soit en totalité avec un traitement automatique. Pour l’assistant de planification, il en va autrement. Les salles peuvent être définies en même temps que le placement.

Question : Combien de matières par professeur le logiciel peut-il géré ? Réponse : Plus de limites dans la dernière mise à jour de la version 3.1. Les profils temps sont définis au niveau du professeur, chaque matière hérite des voeux, et ceux-ci peuvent être ensuite redéfinis indépendemment.

Question : Peut-on faire la recherche des disponibilités d’un professeur ou d’une salle. Réponse : Oui, sur toutes les ressources, professeurs, classes, matières, tâches, salles et personnes. Une fois la disponibilité trouvée, le placement se réalise en un clic.

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- Paramétrage des libellés : Exemple remplacer le libellé Matière par Elément pédagogique.

- Paramétrage de l’organisation pédagogique, selon les établissements. Il peut être de définir 3 ou 4 structures péedagogiques

- Définitions et gestion des bases de données.

- Paramétrage de configuration de l’établissement et de la pédagogie (dates, jours, heures, vacances).

- Paramétrage des contraintes de temps applicables aux classes, aux matières des classes, aux professeurs, aux matières des professeurs, aux salles.

… choisissez la souplesse et la convivialité avec S’CoolTime.